Tập thể gắn kết, đồng lòng giúp lập ‘đỉnh’ OKR

Với thành tích vượt trội trong quý IV/2023, Phòng Hợp tác quốc tế và Phát triển cá nhân, ĐH FPT TP HCM đã trở thành tập thể có thành tích OKR xuất sắc cấp Tập đoàn. Trong quý này, tập thể thuộc nhà Giáo dục thiết lập bộ OKR mang tính thách thức lớn:

OB1: Tăng cường số lượng sinh viên trải nghiệm OJT (On the job training - Thực tập doanh nghiệp) tại nước ngoài.

KR: Đưa được 50 sinh viên tham gia chương trình OJT tại nước ngoài

OB2: Tăng cường trải nghiệm học thuật cùng với sự tham gia của sinh viên quốc tế

KR: Tổ chức ít nhất 1 hoạt động Techtalk Trendy cùng sinh viên quốc tế

OB3: Tăng những hoạt động trải nghiệm chung cho sinh viên

KR: Tham gia hoạt động chung toàn quốc (hơn 4 hoạt động/năm), tổ chức hoạt động trải nghiệm chung cho các cơ sở (8 trải nghiệm/năm)

Mục tiêu thách thức

Theo chia sẻ từ chị Lê Thanh Phương Hà (Phòng Hợp tác quốc tế và Phát triển cá nhân, ĐH FPT TP HCM), tổ chức một giải thi đấu quốc tế và đón lượng lớn sinh viên quốc tế (khoảng 1.000 sinh viên) trong cùng một thời điểm là chưa có tiền lệ.

Bên cạnh đó, việc tổ chức quá nhiều hoạt động trong cùng một lúc dành cho sinh viên đang theo học và sinh viên trong tháng rèn luyện tập trung, đưa sinh viên trải nghiệm nước ngoài cũng là thách thức lớn dành cho tập thể khi đặt OKR. Việc này không chỉ đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng, sắp xếp và phân bổ công việc, nhân sự một cách hợp lý, mà còn đòi hỏi ở đội ngũ triển khai sự tập trung và phối hợp ăn ý.

“Bài toán khó nhất của OKR quý IV/2023 là phải đảm bảo các hoạt động trải nghiệm của sinh viên trong nước, đồng thời kết hợp các hoạt động học thuật cùng với sinh viên quốc tế. Để làm được điều đó thì phải có lực lượng nhân sự khá lớn nhưng lực lượng nhân sự tại thời điểm đó lại rất mỏng”, chị Phương Hà kể.

Phòng Hợp tác quốc tế và Phát triển cá nhân, ĐH FPT TP HCM trong một chuyến leo núi cùng nhau.

Cách thức triển khai

Để đạt được kết quả tối ưu, đội ngũ triển khai ngay lập tức bắt tay vào việc lên kế hoạch, phân bổ nhân sự theo từng nhóm công việc với người phụ trách chính và đào tạo lực lượng cộng tác viên (CTV) chuyên trách. Ngoài ra, đội ngũ sinh viên nòng cốt là một yếu tố quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh các chương trình. Mỗi vị trí phối hợp với nhau nhịp nhàng và chặt chẽ, tuân thủ kế hoạch triển khai.

Để giải quyết bài toán nguồn lực hỗ trợ, chị Phương Hà chia sẻ: “CTV được các bộ môn tại trường giới thiệu và trải qua vòng phỏng vấn chuyên môn. Các bạn được đào tạo một tuần từ định hướng đến hướng dẫn công việc cụ thể. Các bạn nhận được hướng dẫn và đào tạo từ chính nhóm sinh viên thuộc Hội tranh biện thế giới, có nhiều năm kinh nghiệm tổ chức ở các nước trước đó”.

Chị Hà nhìn nhận, đội ngũ CTV là lực lượng chính để vận hành cuộc thi vì đây là sân chơi cho sinh viên. Việc để sinh viên vận hành là giúp các bạn có thêm kinh nghiệm thực tế trong giảng đường thay vì chỉ học qua sách vở hay tham gia cuộc thi.

Để đón lượng lớn sinh viên nước ngoài cùng tham gia giải đấu quốc tế tại Việt Nam, cán bộ phụ trách và đội ngũ CTV đã luôn sát sao, làm việc chuyên nghiệp và không ngừng nghỉ, đảm bảo khâu hậu cần chu đáo cho 1.000 sinh viên quốc tế tham gia trải nghiệm.

Về chuyên môn, Phòng Hợp tác quốc tế và Phát triển cá nhân hợp kết hợp với lực lượng sinh viên của Hội tranh biện thế giới và Tổ chức giáo dục Úc (QTS) để xây dựng chương trình hiệu quả. Bên lề, đội ngũ cũng tính toán kỹ việc chăm lo đưa đón khách, điều phối di chuyển, ăn uống, trải nghiệm… chỉn chu nhất.

“Làm cách nào để trong 1 tuần ngắn tại Việt Nam, các bạn cảm thấy hòa nhập với văn hóa Việt Nam nói chung, đặc trưng của trường ĐH FPT nói riêng. Sau khi tham gia cuộc thi, các bạn sẽ trở lại thăm Việt Nam và những người bạn FPT mới quen là điều chúng tôi muốn hướng đến”, chị Hà nói thêm.

Nhờ vào trải nghiệm thực tế, mỗi cá nhân từ CTV đến sinh viên sau khi tham gia trải nghiệm đã trở thành một kênh WOM (Word of mouth - Hình thức truyền thông không có sự can thiệp của quảng cáo mà thông qua lời nói, truyền miệng) hiệu quả . Họ đem những trải nghiệm thực tế của cá nhân truyền tải một cách chân thực và lan tỏa tới cộng đồng. Chính yếu tố này tạo nên sự thành công ngoài sức tưởng tượng cho các hoạt động và sự kiện mà đội ngũ tổ chức.

Sinh viên quốc tế "đổ bộ" về ĐH FPT TP HCM tham gia giải vô địch Tranh biện thế giới vào cuối năm 2023.

Kết quả vượt trội

Các chương trình trải nghiệm đạt được con số ấn tượng khi có đến 100% tân sinh viên tham gia trải nghiệm các hoạt động xã hội trong tháng rèn luyện tập trung, tổ chức thành công 3 chương trình “Study Tour” tại Nhật Bản, Đài Loan và Trung Quốc, tổ chức workshop định hướng nghề nghiệp cho hơn 150 sinh viên Singapore và FPT. Đặc biệt, cuộc thi tranh biện, giao lưu văn hóa và đón năm mới tại ĐH FPT TP HCM đã đón tiếp hơn 1.000 sinh viên gồm FPT và quốc tế cùng tham gia.

Đội ngũ nhà Giáo dục gặt hái quả ngọt sau những ngày tháng miệt mài triển khai, là công sức của tập thể bao gồm các cán bộ chuyên trách và có cả đội CTV cùng sinh viên.

Bài học rút ra

Sau thành công của quý IV/2023, Phòng Hợp tác quốc tế và Phát triển cá nhân ĐH FPT TP HCM tự hào vì những nỗ lực của tập thể được ghi nhận khi trở thành tập thể triển khai OKR xuất sắc cấp Tập đoàn. Mọi người đồng lòng thiết lập những “đỉnh” khó hơn trong các quý sau để cùng nhau chinh phục.

“Đúng như câu “No Pain - No Gain”, không có thành tích nào đạt được mà không có sự cố gắng. Các thành viên trong phòng gắn kết nhiều hơn vì có chung mục tiêu và cùng đi chung một con đường. Từ đó, tạo nên sức mạnh cho tập thể”, chị Phương Hà bày tỏ.

Tuấn Nhi